Excel oder Anwendung — wann ist es Zeit für den Umstieg?

Eine Tabelle ist kein Fehler

Prozesse landen nicht aus Nachlässigkeit in Tabellen, sondern weil eine Tabelle schnell und flexibel ist und jeder sie bedienen kann. Wenn etwas ab heute erfasst werden muss, ist sie meist die richtige Antwort — und bleibt es oft jahrelang.

Das Problem beginnt erst, wenn aus einem persönlichen Hilfsmittel ein System wird, auf das sich mehrere Menschen verlassen. Dann werden die Eigenschaften, die ein Vorteil waren, zur Schwäche: Flexibilität heißt, dass jeder alles ändern kann, und Einfachheit heißt, dass niemand weiß, wer was geändert hat.

Anzeichen, dass ein Prozess der Tabelle entwachsen ist

Jedes dieser Anzeichen ist für sich allein noch kein Grund für einen Umstieg. Treffen mehrere gleichzeitig zu, kostet die Tabelle das Unternehmen bereits mehr, als es scheint.

• Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Datei. Entweder wird gewartet, bis jemand sie schließt, oder es entstehen Versionen, die später zusammengeführt werden müssen.
• Niemand weiß sicher, welche Version die aktuelle ist. In Dateinamen tauchen Zusätze wie „final“, „final2“ und ein Datum auf.
• Dieselben Daten werden doppelt erfasst. Einmal in der Tabelle, ein zweites Mal in der Buchhaltung oder einem anderen Programm.
• Berichte stellt jemand von Hand zusammen. Jeden Monat kopiert dieselbe Person am selben Tag Daten hin und her, damit eine Übersicht für die Geschäftsleitung entsteht.
• Es gibt keinen Verlauf. Es lässt sich nicht feststellen, welcher Wert letzte Woche galt und wer ihn geändert hat.
• Eine Person pflegt die Datei. Ist sie im Urlaub, verlangsamt sich die Arbeit; geht sie, weiß niemand genau, wie die Datei aufgebaut ist.
• Ein Formelfehler hat schon etwas gekostet. Eine falsche Bestellung, eine falsche Abrechnung oder eine falsche Entscheidung auf Basis einer falschen Summe.
• Zugriffsrechte lassen sich nicht einschränken. Wer die Datei hat, sieht alles — auch das, was er nicht sehen sollte.

Wann sich der Umstieg nicht lohnt

Ehrlich gesagt: oft nicht. Pflegt eine Person die Tabelle für einen Zweck, ändert sich der Inhalt selten und kostet ein Fehler darin niemanden etwas, ist der Umstieg ein Aufwand ohne Nutzen. Dasselbe gilt für eine einmalige Berechnung oder für etwas, das Sie in einem halben Jahr nicht mehr machen werden.

Sie müssen auch nicht alles auf einmal ersetzen. Meist ist es klüger, den einen Prozess zu nehmen, der die meiste Handarbeit verursacht, und die übrigen Tabellen in Ruhe zu lassen, bis sich zeigt, dass es sich lohnt.

Was sich mit dem Umstieg tatsächlich ändert

Eine Anwendung erledigt nicht dieselbe Arbeit schöner — sie ändert drei Dinge, die eine Tabelle vom Konzept her nicht kann.

Wie der Umstieg aussieht

Die bestehende Tabelle ist dabei ein Vorteil, keine Last. In ihr ist der Prozess bereits beschrieben — die Spalten sagen, welche Daten wichtig sind, die Formeln, welche Regeln gelten. Die erste Version der Anwendung entsteht in der Regel nach dem Vorbild der Tabelle, die vorhandenen Daten werden importiert, und die Mitarbeitenden arbeiten in etwas weiter, das sie wiedererkennen.

Wie das Schritt für Schritt abläuft, beschreibt die Seite So funktioniert’s. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Fall der richtige ist, ist ein kurzes Gespräch der schnellste Weg — lohnt es sich nicht, sagen wir Ihnen das.